1. ใช้รูปภาพสื่อสารเป็นหลัก
ใช้ตัวอักษรใน PowerPoint ให้น้อย อาจใส่แค่คำหรือวลีสำคัญ ส่วนรายละเอียดควรเน้นพูดอธิบายมากกว่า ในสไลด์ควรมีรูปภาพประกอบที่ช่วยดึงความสนใจและทำให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่เรานำเสนอมากขึ้น อาจเป็นรูปตัวอย่างผลงาน ผลิตภัณฑ์หรือสถานที่ ฯลฯ
หากมีข้อมูลต้องนำเสนอมาก ก็ควรทำให้อยู่ในรูปแบบกราฟ ตาราง ไอคอน หรือ infographic ฯลฯ ซึ่งแน่นอนว่าจะต้องไม่เยอะหรือรกจนดูยาก
เคล็ดลับ
2. หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคยาวๆ
หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคหรือย่อหน้ายาวๆ ควรแบ่งประเด็นออกเป็นข้อๆ แล้วเขียนย่อเป็นคำหรือวลีสำคัญแทน ส่วนรายละเอียดนั้นก็อย่างที่บอกไปในข้อแรก คือต้องอาศัยการพูดอธิบาย การฝึกพรีเซ็นต์งานให้คล่องและเข้าใจง่ายจึงเป็นปัจจัยทางอ้อมที่จะช่วยให้เราทำ PowerPoint ออกมาสวยด้วย เพราะไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลในสไลด์เยอะเกินความจำเป็นนั่นเอง
ดังนั้น คงไม่เกินไปนักถ้าจะบอกว่า นอกจากสไลด์สวยแล้วต้องพูดดีด้วย จึงจะเรียกว่าเป็นการนำเสนออย่างมืออาชีพ
3. คุมโทนด้วยสี
พยายามใช้สีหลักที่เรียบง่ายเพียง 3-4 เท่านั้น เพราะหากใช้สีหลากหลายเกินไป จะทำให้ดูรก ไม่สบายตา สามารถดูตัวอย่างคู่สีที่เข้ากันได้ที่จากเว็บไซต์เหล่านี้
4. เน้นข้อความให้เด่นจากพื้นหลัง
แม้ว่าเราจะมีคู่สีที่เข้ากันดีแล้ว แต่ก็ควรเลือกใช้สีพื้นหลังและตัวอักษรให้แตกต่างกันด้วย โดยเฉพาะหน้าที่ต้องวางตัวอักษรไว้บนรูปภาพ แต่หากจำเป็นต้องใช้สีที่ใกล้เคียงกันจริงๆ การปรับสีรูปให้เข้มลง หรือมีพื้นหลังสีเข้มให้ข้อความอีกชั้นหนึ่งก็ช่วยได้ไม่น้อย
5. เลือก font ให้เหมาะสม
ฟอนต์ที่จะทำให้ Powerpoint สวยแบบมืออาชีพได้นั้น ต้องมีคุณสมบัติ 3 ข้อนี้ ได้แก่
1. อ่านง่าย
ฟอนต์ที่ควรใช้อย่างระมัดระวังก็คือ ฟอนต์ลายมือทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ แม้ว่าฟอนต์ลายมือจะมีให้เลือกหลายแบบ บ้างก็ให้ความรู้สึกหรูหรา บ้างก็ให้ความรู้สึกขี้เล่นน่ารัก แต่ฟอนต์ลายมือก็ถือเป็นฟอนต์ที่อ่านยาก และไม่ควรใช้เป็นฟอนต์หลักในงานนำเสนอ
Serif vs Sans Serif เลือกใช้ฟอนต์อังกฤษตระกูลไหนดี
Serif คือ ฟอนต์ที่มีเชิง หรือมีขีดต่อท้ายเส้น ซึ่งช่วยให้กวาดสายตาอ่านได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะประโยคยาวๆ จึงเหมาะกับสื่อสิ่งพิมพ์
Sans Serif คือ ฟอนที่ไม่มีเชิงต่อท้ายใดๆ ตัวอักษรจะค่อนข้างเรียบง่าย สบายตา เหมาะกับการใช้งานบนเว็บไซต์ เพราะทำให้ข้อความคมชัดกว่า
สำหรับการทำให้ PowerPoint สวยนั้น เราแนะนำให้ใช้ฟอนต์ตระกูล Sans Serif มากกว่า เพราะดูทันสมัย สะอาดตา และสมัยนี้คนส่วนใหญ่มักชื่นชอบและเคยชินกับฟอนต์ประเภทนี้มากกว่า
2. เหมาะสมกับเนื้อหาและภาพลักษณ์ขององค์กร
แน่นอนว่าเนื้อหาส่วนใหญ่ในงานนำเสนอมักเป็นเรื่องสำคัญ เราจึงต้องใช้ฟอนต์ที่มีลักษณะเช่นนั้นด้วย แต่ถ้าองค์กรของคุณมีรูปแบบฟอนต์ที่กำหนดตายตัวไว้แล้ว ก็อาจเลือกใช้ฟอนต์ตามนั้นได้เลย
3. สวยงาม
สำหรับฟอนต์ที่เราจะเลือกใช้ ข้อ 1 กับ ข้อ 2 นั้นเป็นคุณสมบัติจำเป็นที่ขาดไม่ได้ แต่ความสวยงามของฟอนต์ก็เป็นอีกส่วนที่จะช่วยยกระดับ PowerPoint ของเราให้ดูดีขึ้นได้ทันตาเช่นกัน
เคล็ดลับ
ควรเลือกฟอนต์สำหรับหัวข้อใหญ่และเนื้อหาให้ต่างกันเล็กน้อย อาจเป็นฟอนต์เดียวกันแค่ปรับความหนา เพื่อให้หัวข้อและเนื้อหามีความแตกต่างกัน ไม่ดูราบเรียบจนเกินไป และที่สำคัญในงานนำเสนอควรใช้ฟอนต์หลักแค่ฟอนต์เดียวเท่านั้น (อาจมีอีกหนึ่งฟอนต์แซมได้เล็กน้อย) เพื่อให้ PowerPoint เป็นระเบียบและสม่ำเสมอ
6. ใช้ Animation และ Transition ให้เหมาะสม
การทำ PowerPoint ให้ดูเป็นมืออาชีพ ควรหลีกเลี่ยงลูกเล่นอย่าง Animation และ Transition ที่เยอะเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้สไลด์ดูไม่โปรแล้ว ยังไม่เหมาะกับการประชุมออนไลน์ที่อาจทำให้ Animation เหล่านั้นติดขัดด้วย ควรใช้ก็ต่อเมื่อต้องใช้ภาพเคลื่อนไหวในการอธิบายจริงๆ เท่านั้น
7. จัดวางองค์ประกอบให้เป็นระเบียบและสม่ำเสมอ
ควรจัดวางองค์ประกอบของข้อความและตัวอักษรอย่างเป็นระเบียบ เช่น หากมีการแบ่งเนื้อหาเป็นคอลัมน์ ก็ควรแบ่งช่องไฟให้เท่าๆ กัน รวมถึงหากต้องการจัดข้อความหรือรูปภาพให้เป็นแนว ไม่ว่าแนวตรงหรือแนวขวาง ก็ควรมีขอบที่เสมอกัน
นอกจากนี้ PowerPoint ที่สวยและเป็นมืออาชีพยังต้องมี Layout และ Template ที่สม่ำเสมอตลอดทั้งการนำเสนออีกด้วย แม้ว่าเนื้อหาจะเป็นคนละส่วน หรือแบ่งกันทำกับคนอื่น ก็ต้องรวมสไลด์และจัดให้มีลักษณะเหมือนๆ กัน
8. รู้จักการจัดองค์ประกอบด้วยกฎ 3 ส่วน
กฎ 3 ส่วน (Rule of Thirds) เป็นทฤษฎีการจัดองค์ประกอบที่มักใช้ในการถ่ายภาพ ช่วยให้วัตถุในภาพโดดเด่นและทรงพลังขึ้น ซึ่งเราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ทำสไลด์ PowerPoint เพื่อเน้นจุดสำคัญและแบ่งสัดส่วนเนื้อหา
การใช้กฎ 3 ส่วน ทำได้โดยการแบ่งสไลด์ออกเป็น 3 ส่วนทั้งแนวนอนและแนวตั้ง เสร็จแล้วเราจะได้ ตาราง 9 ช่องที่มีจุดตัดอยู่ 4 จุด เมื่อเรานำรูปภาพหรือข้อความไปวางไว้ตรงจุดตัดนี้ จะทำให้สิ่งนั้นโดดเด่นและมีพลังมากขึ้น
นอกจากจุดตัดแล้ว เรายังใช้เส้นทั้งแนวตั้งและแนวนอนเป็นแนวจัดวางข้อความและแบ่งสัดส่วนระหว่างเนื้อหาและรูปภาพได้อีกด้วย
9. เนื้อหา 1 ประเด็นต่อ 1 สไลด์
เวลาเราไม่อยากทำสไลด์เยอะ มักจะพยายามอัดเนื้อหาหลายๆ เรื่องไว้ในหน้าเดียว ถ้าเนื้อหาไม่ได้ละเอียดก็ถือว่าโอเค เพราะช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพรวมทั้งหมด แต่ถ้าเนื้อหาเริ่มเยอะ ก็จำเป็นต้องแยก 1 ประเด็น ต่อ 1 สไลด์
ถ้าต้องการนำเสนอคร่าวๆ สั้นๆ ก็อาศัยการเล่ารายละเอียดให้น้อยลงและเปลี่ยนสไลด์เร็วขึ้นแทนดีกว่า ไม่ควรบีบเนื้อหาที่ควรจะแยกให้มารวมกันในสไลด์เดียว
10. เลือก template ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
สำหรับมือใหม่หัดทำ PowerPoint ไม่จำเป็นต้องเริ่มด้วยหน้ากระดาษเปล่าๆ ก่อนลงมือทำ ควรมองหา template สำเร็จรูปสวยๆ ซะก่อน ซึ่ง template ฟรีตามเว็บไซต์ต่างๆ ก็มีให้เลือกใช้มากมายเลย
Bonus: เลือกใช้ Microsoft Office แท้ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- สำหรับ 1 คน
- ใช้อุปกรณ์สูงสุด 5 เครื่องพร้อมกัน
- ใช้งานได้กับ PC, Mac, iPhone, iPad, โทรศัพท์และแท็บเล็ต Android
- ที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ 1 TB
- สำหรับใช้งานร่วมกัน 1 ถึง 6 คน
- แต่ละคนใช้งานบนอุปกรณ์ได้ 5 เครื่องพร้อมกัน
- ใช้งานได้กับ PC, Mac, iPhone, iPad, โทรศัพท์และแท็บเล็ต Android
- ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สูงสุด 6 TB (1 TB ต่อคน)
- ฟีเจอร์เพิ่มเติมในแอป Family Safety สําหรับแอปมือถือ
- สำหรับ 1 คน
- ใช้งานได้กับ PC หรือ Mac 1 เครื่อง
- สำหรับใช้งาน 1 คน
- ใช้งานได้กับ PC, Mac, iPhone, iPad, โทรศัพท์และแท็บเล็ต Android
- ที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์สูงสุด 1 TB
สรุป
ทั้ง 10 วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำ powerpoint สวยๆ แบบมืออาชีพได้อย่างแน่นอน แต่ก็อย่าลืมว่า PowerPoint เป็นเพียงเครื่องมือประกอบการเล่าเท่านั้น สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าก็คือ ทักษะการเล่าเรื่องอย่างทรงพลัง เข้าใจง่ายและน่าติดตาม เพราะฉะนั้นหมั่นฝึกฝนทั้ง 2 ทักษะนี้เข้าไว้ แล้วการนำเสนองานก็จะไม่ใช่เรื่องน่ากังวลอีกต่อไป!
ขอบคุณข้อมูลจาก
uxplanet.org
shutterstock.com
